Ob es um die Vermietung, den Kauf und Verkauf von Immobilien, die Videoüberwachung von Miethäusern oder den Einsatz von Smart-Home-Technologien geht – der Schutz personenbezogener Daten spielt überall eine wichtige Rolle. Vermieter, Makler, Hausverwaltungen und Verkäufer stehen vor der Herausforderung, datenschutzrechtliche Vorgaben einzuhalten und die Privatsphäre aller Beteiligten zu wahren. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Aspekte des Datenschutzes in Immobilien besonders wichtig sind und wie alle Beteiligten ihre Datenrechte und -pflichten verantwortungsvoll handhaben können.
Unsicherheiten im Recht auf Datenschutz
Mit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) passte die Europäische Union den Schutz personenbezogener Daten an die modernen Anforderungen der Digitalisierung an. Bürger erhielten mehr Kontrolle über ihre persönlichen Daten, Unternehmen werden seitdem stärker in die Pflicht genommen.
Der technologische Fortschritt und widersprüchliche Aussagen von Aufsichtsbehörden sorgen jedoch immer wieder für Unsicherheiten. Klärungsbedarf ist deshalb notwendig, zumal ein falscher Umgang mit persönlichen Daten im Zweifelsfall zu hohen Bußgeldern für Immobilienunternehmen sowie Ansprüchen auf Schadenersatz führen kann.
Für Vermieter, Makler und Hausverwaltungen gilt deshalb: Eine professionelle Datenpflege, die den geltenden Regelungen entspricht, ist für die Vermietung, den Kauf und Verkauf von Immobilien sowie für die Einrichtung von Videokameras oder Smart Homes unverzichtbar.
Allgemeine Regelungen zum Datenschutz
Für jegliche Art von Datenerhebung benötigen Vermieter, Makler oder Verkäufer in der Regel die ausdrückliche Zustimmung der jeweiligen Person. Eine Ausnahme gilt für Daten, die zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind. Das betrifft beispielsweise die Bonitätsauskunft oder Nachweise über das Einkommen.
Darüber hinaus sind Immobilienunternehmer verpflichtet, über die erhobenen Daten und ihre Weiterverarbeitung transparent zu informieren. Dazu gehört auch das Recht der Person, die gespeicherten Daten einzusehen, zu berichtigen und löschen zu lassen – sofern andere Gesetze nicht dagegensprechen. Beispielsweise müssen personenbezogene Daten bei Vertragsabschlüssen oder steuerrelevanten Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden.
Die personenbezogenen Daten müssen zudem ausreichend vor Missbrauch oder Diebstahl geschützt sein. Es ist ratsam, gemäß Artikel 30 der DSGVO den gesamten Prozess von der Datenerhebung bis zur Löschung genau zu protokollieren. Das verhindert mögliche Unklarheiten.
Datenschutz im Vermietungsprozess
Wer als Vermieter datenschutzkonform arbeiten will, darf nur ausgewählte personenbezogene Daten erheben, speichern, verwenden und weitergeben. In jedem Fall müssen alle Daten vertraulich behandelt werden. Mieter sollten zudem eine ausführliche Information zur Datenverarbeitung nach DSGVO erhalten.
Datenweitergabe in bestehenden Mietverhältnissen
In bestehenden Mietverhältnissen haben Vermieter ebenfalls verschiedene Aspekte des Datenschutzes zu beachten. Beispielsweise dürfen sie einem Handwerksbetrieb Kontaktinformationen der Mieter nur zur Verfügung stellen, wenn Reparatur- oder Wartungsarbeiten in der Wohnung anstehen. So können beide Parteien einen Termin vereinbaren.
Wenn Mieter eine Wohnungsgeberbestätigung anfordern, darf dieses Dokument neben den Informationen zum Eigentümer bzw. Vermieter lediglich folgende Informationen enthalten:
- das Einzugsdatum,
- die Anschrift der Wohnung und
- die Namen der dort gemeldeten Personen enthalten.
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Mietverträge sollten auch nach Vertragsende noch mindestens drei Jahre aufbewahrt werden.
Verbotene Datenerhebung
Besonders sensible Daten wie Religion, Sexualität, politische Ansichten oder die Nationalität dürfen Vermieter nicht erheben. Der Grund: Die Mieter sollen vor Diskriminierung und Missbrauch geschützt werden.
Aufbewahrung und Löschung von Daten
Die DSGVO regelt auch, wie lange Vermieter die Daten ihrer Mieter aufbewahren dürfen und wann sie gelöscht werden müssen. Je nach Anwendungsfall gelten unterschiedliche Fristen:
- Mietverträge, Übergabeprotokolle, Informationen zur Mietkaution, Schriftverkehr und Nebenkostenabrechnungen sollten mindestens bis zu drei Jahre nach Vertragsende aufbewahrt werden. So lange gilt die Verjährungsfrist für eventuelle Ansprüche.
- Finanzielle Unterlagen, die für die Buchhaltung und Steuer wichtig sind, müssen Vermieter je nach Art des Dokuments sechs bis zehn Jahre lang aufbewahren.
Personenbezogene Daten bei Immobilientransaktionen
Auch Immobilienmakler müssen die Regeln der DSGVO im Berufsalltag umsetzen. Vor der Besichtigung eines Objektes dürfen sie von Interessenten nur grundlegende Kontakt- und Identifikationsdaten erheben. Hierzu gehören:
- Name und Adresse des Interessenten
- Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Vorlage eines Personalausweises
- Bei Miete Vorlage eines Wohnberechtigungsscheins
- Bei Miete Fragen zur Haltung von Haustieren (gilt nicht für Kleintiere)
Erst wenn die potenziellen Mieter oder Käufer ernsthaftes Interesse bekunden, dürfen Makler weitere Informationen anfordern.
Videoüberwachung und Datenschutz
Wer als Eigentümer oder Vermieter an einem Mietobjekt Videokameras anbringen will, benötigt vorab die einvernehmliche Zustimmung aller Mietparteien. Das geht aus Artikel 7 der DSGVO hervor. Den Mietern steht es frei, eine datenschutzrechtliche Einwilligung zu geben. Dabei gilt: Ist einer der Mieter dagegen, darf keine Kamera aufgebaut werden. Um den Mietparteien die Entscheidung zu erleichtern, sollten sie ausführlich über die Gründe für die Kamerainstallation aufgeklärt werden.
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Die Videoüberwachung in Miethäusern unterliegt strengen Regeln.
Die Bereiche, die mit einer Videokamera nicht erfasst werden dürfen, sind auch streng geregelt, um die Persönlichkeitsrechte zu schützen:
- öffentliche Bereiche wie Gehwege oder Straßen
- private Nachbargrundstücke
- gemeinsame Zufahrten
- gemeinschaftlich genutzte Bereiche wie das Treppenhaus, der Aufzug oder eine Tiefgarage
Smart Home: Umfassenden Datenschutz gewährleisten
Smarte Technologien haben sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt. Dabei sind viele rechtliche Fragen noch offen. Auch die DSGVO hat dazu keine konkreten Regelungen vorgesehen. In puncto Datenschutz führt das zu vielfältigen Problemen, etwa welche Art von Daten erhoben werden, ob die Mieter dem ausdrücklich zustimmen müssen oder wer die Daten einsehen und weiterverarbeiten darf.
Rückschlüsse auf Verhaltensmuster
Smart-Home-Technologien sollen den Alltag einfacher und sicherer gestalten. Zugleich sammeln sie eine Vielzahl an personenbezogenen Daten und lassen so Rückschlüsse auf Handlungsmuster zu. Smart Locks protokollieren zum Beispiel, wann eine Person ihre Wohnungstür öffnet. Sprachassistenten sammeln Daten über Gewohnheiten und Vorlieben. Dadurch lassen sich individuelle Nutzerprofile erstellen, die beispielsweise für Marketingzwecke missbraucht werden könnten.
Vermieter haben nicht das Recht, ohne ausdrückliche Zustimmung persönliche Daten aus Smart-Home-Geräten in Mietwohnungen abzufragen und zu speichern. Lediglich gesammelte Daten dürfen sie ziehen, beispielsweise den Gesamtstromverbrauch in einem Mehrfamilienhaus.
Fehlende Verankerung in Verträgen
Die Gestaltung von Kauf- und Mietverträgen wird zur Herausforderung: Mieter können den Rückbau einer Smart-Home-Anlage fordern, wenn sie nicht vertraglich verankert ist. Zudem können sie der Datenerhebung widersprechen. Wenn der Eigentümer smarte Schließsysteme an den Eingangstüren installieren möchte, müssen die Mieter beispielsweise weiterhin die Möglichkeit haben, die Tür mit einem physischen Schlüssel zu öffnen. Nicht jeder möchte getrackt werden.
Datenspeicherung in Clouds außerhalb der EU
Je nach Anbieter können die erhobenen personenbezogenen Daten auf externen Servern außerhalb der Europäischen Union liegen. Daher müssen sie nicht den Regelungen der DSGVO folgen. Die Eigentümer einer Immobilie können dann unter Umständen nicht mehr ihrer Informations- und Aufbewahrungspflicht zum Datenschutz nachkommen.
Mangelnde Datensicherheit
Moderne Smart-Home-Systeme nutzen WLAN, Bluetooth oder Mobilfunk zur Datenübertragung. Sind diese Netze nicht ausreichend geschützt, können sie Ziel von Cyberangriffen werden. Vermieter haben also in puncto Smart Home und Datenschutz eine große Verantwortung , wenn sie diese modernen Technologien nutzen wollen.
Es ist die Aufgabe von Vermietern, Maklern und Hausverwaltungen, die personenbezogenen Daten ihrer Mieter und Kunden zu schützen. Ein datenschutzkonformer Umgang – vom Vermietungsprozess über Immobilienkäufe bis hin zu Smart-Home-Lösungen – ist unerlässlich, um die Rechte der Betroffenen zu wahren und Haftungsrisiken zu vermeiden. Indem Immobilienunternehmen transparent kommunizieren, Daten professionell pflegen und die DSGVO einhalten, können sie das Vertrauen ihrer Kunden stärken und rechtliche Sicherheit schaffen.
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